Langzeitarchivierung wichtiger Unterlagen bis 2030 abgesichert

Von: Redaktion Südtirol News

Bozen – Die öffentliche Verwaltung produziert täglich eine Vielzahl an wichtigen Unterlagen, die im digitalen Langzeitarchiv aufbewahrt werden müssen. Für die technische Abwicklung besteht seit 2017 ein Abkommen mit dem Dienst ParER. Nun hat die Landesregierung die Mittel für die Bereitstellung des Speicherplatzes über ParER für die Jahre 2026 bis 2030 erhöht. Es wird mit durchschnittlich 12 zusätzlichen Terabyte pro Jahr gerechnet, wofür nun weitere 320.000 Euro zur Verfügung gestellt werden.

“Die zunehmende Digitalisierung führt auch zu deutlich höheren Dokumentenvolumina. Mit diesem Beschluss reagieren wir auf die tatsächliche Entwicklung und sichern die langfristige und verlässliche digitale Aufbewahrung wichtiger Unterlagen für die öffentliche Verwaltung in Südtirol”, erklärt Josef T. Hofer, der Direktor der Agentur für ein digitales Südtirol (ADAS) und der Abteilung Informatik, die Notwendigkeit des am 2. Oktober gefassten Beschlusses.

Fachgerechte digitale Aufbewahrung über ParER

Abgewickelt wird die Langzeitarchivierung vom Südtiroler Landesarchiv, welches, gemäß festgelegter Leitlinien, die Archivierung oder Skartierung (also Vernichtung) der Dokumente definiert, wie Direktor Gustav Pfeifer erklärt. “Im Oktober 2025 hat die Landesregierung die Zusammenarbeit mit dem Dienst ParER, den die Region Emilia-Romagna anbietet, bis 2030 verlängert, denn die Zusammenarbeit mit diesem Verwahrer hat sich bewährt”, berichtet Pfeifer. Technisch wird das Landesarchiv von der Inhouse-Gesellschaft Südtiroler Informatik AG (SIAG) unterstützt.

Präzise Richtlinien entscheiden über Aufbewahrung oder Skartierung

Grundsätzlich verbleiben Dokumente der öffentlichen Verwaltungen in den jeweiligen Ämtern, solange sie regelmäßig verwendet werden; dann werden die Akten zwischengelagert, und spätestens nach 30 Jahren entscheidet sich, ob die Langzeitarchivierung notwendig oder die Vernichtung möglich ist. “Es gibt aber auch Dokumente, die sofort langzeitarchiviert werden, so zum Beispiel täglich das Protokoll”, schildert Pfeifer. An ParER übermittelt würden authentische digitale Unterlagen, die einen rechtlichen, administrativen, beweisbezogenen oder historischen Wert haben.

“Es hat sich nun herausgestellt, dass der tatsächliche Speicherbedarf deutlich höher ist als ursprünglich angenommen. Die Gründe dafür sind vielschichtig: Zum einen hat die Abgabetätigkeit der Körperschaften zugenommen, zum anderen werden ältere Dokumentenbestände aufgearbeitet”, berichtet Philipp Tolloi vom Landesarchiv. Die veranschlagten Kosten für Speicher- und Verarbeitungsressourcen sind deshalb im Zeitraum von 2025 bis 2030 von rund 637.000 auf 957.000 Euro gestiegen. Darin enthalten sind Infrastruktur, Wartung, Support, Datensicherheit, Betrieb und Weiterentwicklung des Systems.

Komitee wird Entwicklung der Datenmenge beobachten

Zudem hat die Landesregierung mit ihrem Beschluss vom 2. Oktober festgelegt, dass das Land ein von der Agentur für ein digitales Südtirol geleitetes Überwachungskomitee einrichtet. Beteiligt sind das Südtiroler Landesarchiv, die Südtiroler Informatik AG (SIAG), die Region Emilia-Romagna für notwendige Abstimmungen und bei Bedarf weitere Partner, insbesondere der Südtiroler Gemeindenverband. Das Komitee wird die Entwicklung der Datenmengen, die Aufarbeitung bestehender Rückstände sowie den daraus entstehenden finanziellen und organisatorischen Bedarf beobachten.