Bauakten: Bozen hat digitales Archiv

Von: mk

Bozen – Weniger Papier, kürzere Wartezeiten und ein Zeitgewinn für Bürgerinnen und Bürger, Fachleute und Ämter – die Stadtgemeinde Bozen geht mit großen Schritten in Richtung Digitalisierung: Künftig können schnell und unkompliziert die Bauakten im digitalen Archiv aufgerufen werden. Im digitalen Archiv sind Akten aus mehr als 150 Jahre Baugeschichte der Stadt gespeichert.

Das ambitionierte Digitalisierungsprojekt, welches das Amt für die Verwaltung des Gemeindegebietes der Stadtgemeinde Bozen verwirklicht hat, wurde durch den Beitritt zum Abkommen „Consip SPC Cloud“ möglich. Das Projekt wurde in zwei Phasen umgesetzt: Die erste Phase wurde 2023 abgeschlossen und konzentrierte sich auf die Digitalisierung der Bauakten von 1990 bis 2019. Die folgenden Zahlen verdeutlichen den Umfang dieser Projektphase: Es wurden 7.844 Aktenordner, 66.833 Bauakten, 766.835 digitale Files und 4.719.091 Bilder digitalisiert, das entspricht 836 Gigabyte an Daten und ca. 500 Laufmeter Dokumente in Papierform. Die Kosten für dieser Phase beliefen sich auf 500.000,00 Euro. Durch die Digitalisierung wird der Aktenzugriff deutlich beschleunigt und die Arbeitsabläufe in den Ämtern verbessert.

In der zweiten Projektphase mit Projektkosten von einer Million Euro wurden die Bauakten von 1890 bis 1990 digitalisiert. 800 Laufmeter an Dokumenten in Papierform sind nun online abrufbar. Auch die im Bozner Stadtarchiv verwahrten historischen Bauakten wurden im digitalen Archiv abgespeichert, das entspricht 60 Laufmeter an Dokumenten. Nun sind alle Bauakten in einem großen digitalen Archiv gesammelt. Das ist eine enorme Erleichterung, weil ja auch alte Bauakten, die z.T. noch aus den ehemaligen Katastralgemeinden Bozen, Gries und Zwölfmalgreien stammen, bei der Genehmigung von Projekten berücksichtigt werden müssen.

“Digitalisieren heißt nicht nur vom Papier in ein File zu übertragen, sondern es bedeutet auch, die Dienstleistungen, die die Gemeindeverwaltung für die Bürgerinnen und Bürger erbringt, neu zu organisieren.“ sagte der Vizebürgermeister und Stadtrat für öffentliche Arbeiten, Stephan Konder. „Die Verfahren werden verschlankt, Bürokratie wird abgebaut und die Bearbeitungszeiten werden deutlich kürzer. Gleichzeitig kann die Organisation der Abläufe in den Ämtern verbessert werden, wodurch neue Ressourcen frei werden, die dann dort eingesetzt werden können, wo es wichtig ist: bei der Planung und Überwachung der baulichen Entwicklung der Stadt.“

Ein wichtiger Baustein in diesem Prozess ist die Sicherung des „Gedächtnisses der Verwaltung“: Mit der Digitalisierung der historischen Bauakten, die im Stadtarchiv verwahrt werden und für die Stadtrat Claudio Della Ratta zuständig ist, wird es zum ersten Mal ein vollständiges Bild der städtebaulichen Entwicklung von Bozen vom 19. Jh. bis heute geben, per Mausklick schnell und bequem abrufbar, ohne mühsames Suchen in historischen Dokumenten, die häufig wertvoll und sehr empfindlich sind.

Ein großes digitales Archiv, in dem alle Bauakten gespeichert sind: Es ermöglicht ein schnelles und unkompliziertes Nachschlagen, es gewährleistet die Sicherheit der Daten und Dokumente und es bietet alle Informationen auf einen Blick für alle, die bauen, renovieren oder sich für die Geschichte ihres Hauses interessieren. Eine stille Transformation mit großer Wirkung, die den Verwaltungsapparat weg von den Papierakten und in die digitale Zukunft führt.